Påminna om obetald faktura: saklig uppföljning steg för steg

Att påminna om en obetald faktura är att skriftligt kräva betalning för en fordran som redan har förfallit.

Gör det först när den avtalade dagen har passerat, och ta med fakturanummer,

kapitalbelopp och ett nytt datum i en saklig ton.

Ränta och påminnelseavgift hör hemma i brevet bara när räntelagen eller ett tidigare avtal ger dig den rätten.

Flera öppna fakturor gör nästa datum till den svaga punkten. OweTrace samlar person,

löfte och uppföljningsdatum i ett eget spår och använder en lokal notis den dag du själv har satt.

Tillstånd till notiser efterfrågas först när det första uppföljningsdatumet sparas. Appen ringer inte och skickar inga kravbrev åt dig. [6]

Innan du påminner om en obetald faktura

En påminnelse om en obetald faktura ska vänta tills betalningstiden gått ut,

eftersom ränta på en fordran inte löper för tid innan fordringen är förfallen till betalning. [1]

Börja med underlaget, inte med tonen.

Jämför offert, leverans och faktura: rätt mottagare, rätt nummer, rätt kapitalbelopp och den förfallodag ni faktiskt kom överens om.

En formgivare som skickade underlag en torsdag och faktura samma vecka, med fjorton dagar som avtalad frist,

har ingen förfallen fordran tio dagar efter fakturadatum. Påminnelsen den dagen låter som stress, och ränta är ännu inte aktuellt.

[1]

När förfallodagen var bestämd i förväg och betalningen uteblir löper ränta från den dagen.

[1] Mellan näringsidkare i deras yrkesmässiga verksamhet ska den räntan betalas även om kravet inte talar om att utebliven betalning

ger ränteskyldighet.

[1] Oavsett hur avtalet ser ut ska ränta på en förfallen fordran i vart fall betalas senast från den dag

en ansökan om betalningsföreläggande eller en stämning delges. [1]

I ett förhållande mellan näringsidkare förfaller betalning för en vara eller tjänst senast 30 dagar efter att borgenären krävt att

fordran betalas. [1] Det är ett sista datum,

inte ett råd att alltid vänta en månad om ni redan skrivit en kortare frist.

Har kunden invänt mot själva arbetet innan dagen infallit är nästa steg en fråga om vad som brister,

inte en kopia av fakturan.

Inkassolagen gäller för en enskild persons indrivning av egen fordran när fordran uppkommit i näringsverksamhet.

[4] Det träffar frilansaren som driver in sin egen faktura, inte bara en byrå med egen inkassoavdelning.

Lagen styr hur ett krav ska se ut den dag du lämnar den vänliga tonen.

För väntetid i andra sammanhang finns väntan innan nästa kontakt.

Så skriver du själva påminnelsen

Ett professionellt brev om en obetald faktura är kort, daterat och knutet till en enda faktura, med namn, nummer,

kapitalbelopp och ett sista datum.

Skriv som till en upptagen kollega som kan ha missat mejlet, inte som till en motpart du redan tänker stämma.

Första brevet behöver tre saker: vilken faktura, vilket kapitalbelopp och vilket datum pengarna ska finnas på kontot.

Be kunden svara samma dag om underlaget inte stämmer.

Då skiljer du en missad betalning från en tvist innan avgifter kommer in.

Håll dig till ett ärende per brev.

Två fakturor i samma text gör det lätt att svara på den lilla och tiga om den stora.

Spara det du skickade: datum, mottagaradress och om ett svar kom.

Det underlaget behövs om ett senare krav ska visa vad som fordras och från vilken dag tystnaden räknas.

När meddelandet är ett krav i inkassolagens mening ska det vara skriftligt.

Det ska tydligt ange borgenärens namn och det förhållande fordran grundar sig på.

Kapital, ränta och ersättning för kostnader anges var för sig.

För räntan ska upplupet belopp, räntesatsen samt den tid och det kapitalbelopp som ränteberäkningen vilar på framgå särskilt.

[4] Rättslig åtgärd med anledning av fordran får inte vidtas förrän gäldenären tillställts ett sådant krav och den angivna tiden

löpt ut. [4]

Påminnelseavgift är ett eget beslut. Ersättning för en skriftlig betalningspåminnelse förutsätter att avtal träffats senast i samband med skuldens uppkomst.

Lagen sätter fasta beloppstak för en sådan påminnelse, för ett formellt krav och för att upprätta en amorteringsplan.

[3] Saknas avtalet från början lägger du inte på någon avgift bara för att fakturan är sen.

Mellan näringsidkare som har rätt till dröjsmålsränta därför att en fordran på vara eller tjänst inte betalats i tid finns

också en förseningsersättning. Den ska betalas med 450 kronor.

Har borgenären rätt till den ersättningen är gäldenären skyldig att betala ersättning för påminnelse och krav bara till den del

den sammanlagda ersättningen överstiger förseningsersättningen.

[3] Kronofogden beskriver samma gräns så att man normalt inte får betalt för både inkassokostnader och förseningsersättning.

[5] Ett avtalsvillkor som utvidgar gäldenärens skyldighet att ersätta inkassokostnader utöver lagen är ogiltigt. [3]

Fler formuleringar att korta ned finns i mallar för betalningspåminnelse. Anpassa namn och datum.

Skicka inte texten oförändrad om fakturan redan är delbetald.

Ämne: Påminnelse om faktura [nummer], förfallen [datum]

Hej [namn],

Faktura [nummer] för [arbetet] förföll [förfallodatum]. Kapitalbeloppet är [belopp]. Jag ser ingen betalning på kontot.

Betala senast [nytt datum] till [kontonummer] och ange fakturanumret som referens.

Svara samma dag om något i underlaget inte stämmer, så tar vi det innan nästa steg.

Vänliga hälsningar
[ditt namn]
[företag]
[telefon]

Efter utskicket: datum, ränta och nästa steg

Nästa professionella drag efter en påminnelse är ett nytt datum i din egen kalender, inte ett andra brev samma eftermiddag.

Betalade kunden: markera fakturan som klar och spara kvittot bredvid numret.

Bad kunden om uppskov och du godtog dagen: den dagen är den enda påminnelsen som betyder något.

Tystnad efter ett skriftligt krav: vänta ut fristen du själv skrev, eftersom rättslig åtgärd inte får komma före den.

[4] Kommer en del av kapitalet in, skriv det nya kapitalbeloppet i nästa krav.

Ränteberäkningen ska vila på ett angivet kapitalbelopp, en angiven räntesats och en angiven tid. [4]

Exempel med dagar. Förfallodagen stod i offerten. Tre dagar senare går den korta påminnelsen, utan avgift, eftersom påminnelseavgift aldrig avtalades.

Kunden ber om åtta dagar till. Du antecknar dagen och rör inte fakturan under tiden. Dagen passerar utan betalning.

Då skickar du ett skriftligt krav där kapital, eventuell ränta och kostnader står var för sig, med en egen svarsfrist.

När fristen tar slut utan betalning och utan saklig invändning är beslutet att förbereda betalningsföreläggande,

inte att skicka samma vänliga text en tredje gång.

Räntan på kapitalet följer räntelagen när dess villkor är uppfyllda.

I fall som avses i 3 eller 4 § beräknas årsränta, om ingen annan räntefot styr,

som den vid varje tid gällande referensräntan med ett tillägg av åtta procentenheter.

[1] Referensräntan är den ränta Riksbanken ska fastställa enligt 9 § räntelagen.

Den är 2,00 % för perioden 1 juli–31 december 2026,

beslutas två gånger per år den sista vardagen före ett nytt kalenderhalvår och ska alltid vara en jämn hel eller

halv procentenhet, avrundad uppåt. [2] Blanda inte ihop den räntan med räntan på själva förseningsersättningen:

den senare börjar räknas 30 dagar från dagen då du skickade kravet. [5]

Ett företag med krav mot ett annat företag kan i ansökan om betalningsföreläggande begära förseningsersättning med 450 kronor per faktura.

[5] Myndigheten inleder handläggningen först efter att ansökningsavgiften är betald. [5] Huvudregeln är att gäldenären betalar grundavgiften. [5]

Samma kedja av datum kan ligga som ett spår i OweTrace: löftet, förfallodagen och den senaste kundrepliken,

med läge för väntan, aktuell påminnelse, redan påmind eller eskalerat läge, och en lokal notis på det datum du valt.

[6]

När fakturan är tvistig eller motparten inte är företag

En påminnelse är fel verktyg när kunden redan bestrider att arbetet är gjort,

att beloppet stämmer eller att fakturan är obetald.

Regeln om senast 30 dagar och förseningsersättningen på 450 kronor gäller i förhållande mellan näringsidkare i deras yrkesmässiga verksamhet,

för betalning av vara eller tjänst. [1][3] En privat beställare är ett annat läge.

Kopiera inte företagsavgiften dit utan att läsa villkoret och, om beloppet eller rollerna är oklara,

fråga någon som får ge juridisk rådgivning i det enskilda fallet.

Texten här är allmän information om gällande lag, inte råd i din tvist.

Stanna också upp om kapitalbeloppet inte går att visa. Kravet ska ange just det kapitalbelopp ränteberäkningen vilar på.

[4] Ett ungefärligt påslag gör nästa brev svagare, inte skarpare. Om kunden föreslår delbetalning och du vill skriva en plan:

ersättning för att upprätta en amorteringsplan har ett lagstadgat tak om gäldenären ska bära kostnaden,

och bara inom de ramar som redan nämnts. [3]

Det viktigaste att minnas

• Påminn när förfallodagen har passerat. Ränta löper inte för tiden innan fordran är förfallen,
• och från en förutbestämd dag löper den när betalningen är sen. [1]
• Första brevet innehåller fakturanummer, kapitalbelopp och ett nytt datum.
• Ett inkassokrav är skriftligt och delar upp kapital, ränta och kostnader. [4]
• Påminnelseavgift kräver avtal senast när skulden uppstod.
• Lagen sätter tak för påminnelse, krav och amorteringsplan, och förseningsersättning mellan näringsidkare är 450 kronor,
• med avräkning så att åtgärderna inte staplas ovanpå. [3]
• Skriv nästa datum och vänta ut fristen i kravet innan en rättslig åtgärd.
• Ansökan hos Kronofogden behandlas först när avgiften är betald. [4][5]
• Är motparten konsument, eller är arbetet tvistigt, använd inte företagsavgiften som mall.
• Ta hjälp innan tonen blir ett krav du inte kan stå för.

Vanliga frågor

Vilken dröjsmålsränta gäller när avtalet är tyst?

Att avtalet är tyst betyder inte noll ränta efter förfallodagen.

När 3 eller 4 § i räntelagen gäller och ingen annan ränta är avtalad är årsräntan referensräntan med ett tillägg

av åtta procentenheter. Referensräntan är 2,00 % för 1 juli–31 december 2026 och fastställs två gånger per år.

Ränta löper inte innan fordran förfallit, utan från en förfallodag som var bestämd i förväg.

Mellan företag behöver kravet inte upplysa om räntan. [1][2]

Får en skriftlig påminnelse kosta extra?

Avgiften för en skriftlig påminnelse förutsätter att den avtalades senast när skulden uppstod,

och lagen sätter tak för ersättning för påminnelse, krav och amorteringsplan om inte särskilda skäl finns.

Mellan näringsidkare som har rätt till dröjsmålsränta på en vara eller tjänst ska förseningsersättning betalas med 450 kronor,

och övriga åtgärder ersätts bara till den del de överstiger det beloppet. Villkor som strider mot lagen är ogiltiga. [3]

Vilket steg kommer före Kronofogden?

Rättslig åtgärd får vänta tills gäldenären har fått ett skriftligt krav och tiden i kravet har löpt ut.

Kronofogden påbörjar inte handläggningen förrän ansökningsavgiften är betald. Huvudregeln är att gäldenären står för grundavgiften.

Har ditt företag ett krav mot ett annat företag kan ansökan omfatta förseningsersättning med 450 kronor per faktura.

Räntan på den ersättningen börjar räknas 30 dagar från dagen då kravet skickades.

Normalt får du inte betalt för både inkassokostnader och förseningsersättning. [4][5]

Vilken skillnad finns mellan en vänlig påminnelse och ett inkassokrav?

En vänlig påminnelse tar upp en förfallen faktura utan att vara ett formellt krav.

Ett inkassokrav ska vara skriftligt och tydligt ange borgenärens namn och grunden för fordran.

Kapital, ränta och kostnadsersättning ska stå var för sig, och för räntan ska upplupet belopp, räntesats, tid och kapitalbelopp framgå.

Rättslig åtgärd får inte inledas förrän det kravet har tillställts gäldenären och angiven tid har gått ut. [4]

Ersätter en påminnelseapp inkasso?

Nej. OweTrace är en personlig uppföljning av löften, datum och senaste besked, inte ett inkassobolag: inga samtal rings,

inga brev skickas och ingen kreditupplysning tas åt dig. Ett spår kan gälla pengar någon är skyldig dig,

med förfallodag och en lokal notis när det är dags att höra av sig.

Upp till 5 aktiva spår ryms i gratisnivån, och appen behöver iOS 17 eller senare på iPhone och iPad.

[6] Appen finns på App Store [7].

References

[1] Räntelagen (1975:635) https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/rantelag-1975635_sfs-1975-635/

[2] Riksbankens referensränta https://www.riksbank.se/sv/statistik/rantor-och-valutakurser/referensranta/

[3] Lag om ersättning för inkassokostnader https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-1981739-om-ersattning-for-inkassokostnader_sfs-1981-739/

[4] Inkassolagen (1974:182) https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/inkassolag-1974182_sfs-1974-182/

[5] Kronofogden: avgifter och kostnader https://www.kronofogden.se/kontakta-oss/avgifter-och-kostnader

[6] OweTrace https://taoapex.com/en/products/owetrace/

[7] App Store – OweTrace: Följ upp svar https://apps.apple.com/us/app/owetrace-follow-up-tracker/id6804705174