Überweisung nachfragen: Termin sichern und den Befund erhalten

Eine Überweisung ist der Schein, mit dem die Hausärztin oder der Hausarzt Sie zum Facharzt schickt.

Sie sollten diese Überweisung nachfassen, indem Sie den Vermittlungscode nutzen, den Termin buchen und prüfen,

ob Befund oder Arztbrief angekommen sind.

Liegt noch nichts vor, notieren Sie den Tag der nächsten Nachfrage und den Namen der Praxis.

Wer Praxis, Zusage und Nachfassdatum nicht in einer langen Liste verlieren will, kann dafür in OweTrace einen eigenen Trace anlegen.

[6]

1. Überweisung nachfassen beginnt mit Schein und Vermittlungscode

Nachfassen bei einer Facharzt-Überweisung beginnt mit dem Schein, nicht mit einem zweiten Anruf auf gut Glück.

Den Vermittlungscode finden Sie auf dem Überweisungsschein der hausärztlichen Praxis, wie es der Termindienst 116117 beschreibt.

[3] Für bestimmte Praxen lässt sich ein Code auch anfordern, wenn kein Schein vorliegt. [3]

Legen Sie vor dem ersten Kontakt vier Dinge neben den Code: die Postleitzahl, den Namen der überweisenden Praxis,

das Ausstellungsdatum und das Fachgebiet auf dem Schein.

Mit Postleitzahl und Code zeigt der Dienst freie Termine bei Praxen in der Nähe, und Sie buchen einen davon direkt.

[3] Lesen Sie den Code einmal laut ab, bevor Sie ihn eintippen.

Eine vertauschte Stelle führt zu leeren Listen, obwohl in der Nähe durchaus Slots frei sind.

Am Telefon oder im Formular reichen drei Sätze: Ihr Name,

das Fachgebiet auf dem Schein und die Bitte um einen Termin über den Vermittlungscode.

Die Krankheitsgeschichte gehört in die Sprechstunde, nicht in die Warteschleife der Vermittlung.

Notieren Sie Datum, Uhrzeit und den Namen der Person, die den Termin nennt.

Ohne diesen Eintrag wissen Sie eine Woche später nicht, ob die Frist schon läuft.

Merken Sie sich außerdem, ob über diesen Code schon einmal ein Termin abgesagt und neu gebucht wurde.

Diese eine Änderung ist erlaubt. Haben Sie sie genutzt, brauchen Sie für eine weitere Buchung einen neuen Code.

[3] Solange die Umbuchung noch offen ist, heben Sie sie für einen echten Konflikt auf und testen damit nicht,

ob der Dienst reagiert.

2. Den Termin buchen und an der gesetzlichen Frist messen

Ein über die Terminservicestelle vermittelter Behandlungstermin ist brauchbar,

wenn er innerhalb der gesetzlichen Wartezeit liegt und der Weg zur Praxis zumutbar ist.

Die Stelle muss Versicherten innerhalb einer Woche einen Behandlungstermin vermitteln. Das regelt § 75 SGB V.

[2] Die Wartezeit auf diesen Termin darf vier Wochen nicht überschreiten.

Bei einer radiologischen Behandlung sind es drei Wochen, bei einer psychotherapeutischen Akutbehandlung zwei Wochen. [2]

Diese Obergrenze gilt nicht für verschiebbare Routineuntersuchungen und nicht für Bagatellerkrankungen oder vergleichbare Fälle.

Termingebundene Gesundheitsuntersuchungen für Kinder bleiben von dieser Ausnahme unberührt. [2] Die Entfernung zwischen Wohnort und vermittelter Praxis muss zumutbar sein.

[2] Im Bundesmantelvertrag können zusätzliche Ausnahmen stehen, wann überhaupt eine Überweisung nötig ist.

Ob das auf Ihre Leistung zutrifft, sagt die ausstellende Praxis. [2]

Stellen Sie sich vor, Sie geben den Code am Montag ein.

Die Vermittlung hat dann eine Woche Zeit, einen Termin zu nennen.

Der Termin selbst muss so liegen, dass die Wartezeit vier Wochen nicht überschreitet,

in der Radiologie drei Wochen und bei psychotherapeutischer Akutbehandlung zwei Wochen.

[2] Passt das Angebot in dieses Fenster und ist der Ort erreichbar,

nehmen Sie es an und verbrauchen die einmalige Umbuchung nicht.

Liegt der einzige Vorschlag außerhalb des Fensters und Ihr Fall ist keine verschiebbare Routine oder eine Bagatelle,

verlangen Sie einen Termin innerhalb der Frist. [2]

Fällt der Beginn der Fachbehandlung erst in das folgende Quartal, ist deshalb nicht automatisch ein neuer Schein fällig.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung beschreibt genau diesen Fall: Die Hausärztin stellt die Überweisung aus, die Behandlung beim Facharzt beginnt erst im Folgequartal,

eine neue Überweisung ist nicht erforderlich.

[1] Buchen Sie also einen passenden Slot, auch wenn er knapp hinter dem Quartalswechsel liegt,

und holen Sie nur dann einen neuen Schein, wenn die Praxis ihn für Ihre konkrete Leistung verlangt.

Alltägliche Fristen für unbeantwortete Nachrichten sind hier die falsche Messlatte. Dafür gibt es einen eigenen Überblick, wie lange man auf eine Antwort wartet.

Bei der Überweisung zählen der Code, die Woche bis zur Vermittlung und die Obergrenze der Wartezeit.

Einen bereits gebuchten Termin dürfen Sie einmal absagen und neu vereinbaren. [3] Danach ist der Vermittlungscode verbraucht.

Sagen Sie erst ab, wenn die Praxis selbst keinen anderen Slot anbietet.

Eine Umbuchung nur zum Vergleich der Zeiten lässt Sie beim nächsten Mal ohne Code dastehen.

3. Nach dem Termin Befund und Arztbrief sichern

Der Facharztbesuch ist für Ihre Unterlagen erst erledigt, wenn Sie wissen,

wo der Befund liegt und bis wann der Arztbrief zu erwarten ist.

Fragen Sie am Tresen nach dem Weg des Briefs: an die hausärztliche Praxis, in die elektronische Patientenakte,

als Abschrift an Sie, oder in welcher Kombination. Notieren Sie das genannte Datum auf demselben Zettel wie den Termin.

Sie können Abschriften der Behandlungsakte verlangen, einschließlich elektronischer Abschriften. Die erste Abschrift ist unentgeltlich.

Verweigert die Praxis die Einsicht, muss sie die Ablehnung begründen. Das steht in § 630g BGB.

[4] Bitten Sie schriftlich um diese erste Abschrift, wenn der Brief nach dem genannten Tag fehlt.

Eine mündliche Zusage ohne Datum ist schwer nachzufassen.

Seit Oktober 2025 sind alle Leistungserbringer verpflichtet,

die elektronische Patientenakte zu nutzen und sie mit den gesetzlich vorgesehenen Behandlungsdaten zu füllen, darunter Befunde und Arztbriefe.

[5] Die gespeicherten Daten können Sie jederzeit einsehen; die Akte macht sie Praxen für den voreingestellten Zeitraum zugänglich.

[5] Weigert sich eine Praxis, die Akte zu befüllen,

wenden Sie sich an Ihre Krankenkasse oder an die zuständige Kassenärztliche Vereinigung. [5]

So kann die kurze Nachfrage an die Fachpraxis aussehen:

Betreff: Arztbrief nach meinem Termin

Guten Tag,
am [Datum] war ich in Ihrer Praxis auf Überweisung von [Hausarztpraxis].
Bitte teilen Sie mir mit, bis wann der Arztbrief an die hausärztliche Praxis geht, und stellen Sie mir die erste Abschrift der Behandlungsakte zur Verfügung.
Viele Grüße
[Name, Geburtsdatum]

Schicken Sie die Nachricht erst, wenn das in der Praxis genannte Datum verstrichen ist.

Davor ist der Brief oft schlicht noch nicht diktiert.

Liegt er in der elektronischen Patientenakte, sehen Sie dort zuerst nach, bevor Sie eine zweite Stelle anschreiben.

[5] Heben Sie die Antwort auf, auch wenn sie nur aus einem Satz zum voraussichtlichen Datum besteht.

Dieser Satz ist der Anker für die nächste Nachfrage.

4. Praxis, Zusage und Nachfassdatum an einem Ort halten

Die nächste Nachfrage klappt nur, wenn Praxis, Zusage und Datum nicht auf drei Zettel verteilt sind.

Eine Zeile genügt: wer Ihnen den Termin oder den Brief schuldet, was genau zugesagt wurde, an welchem Tag Sie nachsehen.

OweTrace bündelt genau diese offene Zusage in einem Trace: die Praxis, was sie schuldet, und das Datum.

Eine lokale Erinnerung richtet die App erst ein, wenn Sie das erste Nachfassdatum speichern.

[6] Ein Kalendereintrag leistet denselben Dienst, wenn Sie die drei Felder wirklich ausfüllen.

Der Status hängt dann am Vorgang, etwa wartend oder erledigt, und rutscht nicht in eine allgemeine Aufgabenliste. [6]

Setzen Sie den Tag auf den Werktag nach dem genannten Briefdatum.

Solange noch kein Termin existiert, nehmen Sie den Tag eine Woche nach Ihrer Anfrage bei der Terminstelle,

weil die Vermittlung innerhalb einer Woche erfolgen soll.

[2] Erscheint bis dahin kein Angebot, ist das der Moment für den nächsten Anruf.

Wenn Termin oder Befund ausbleiben

Bleiben Termin oder Arztbrief aus, hilft eine feste Reihenfolge mehr als ein dritter Anruf mit demselben Satz.

Gehen Sie den letzten bekannten Stand durch und tun Sie nur den Schritt, der zu diesem Stand gehört.

• Kein Termin innerhalb einer Woche nach der Anfrage:
• Rufen Sie die Terminservicestelle erneut an und nennen Sie das Datum des ersten Kontakts.
• Die Vermittlung eines Behandlungstermins schuldet die Stelle in dieser Woche, die Wartezeit danach bleibt an die Obergrenze gebunden,
• sofern keine Ausnahme für Routine oder Bagatelle greift. [2]
• Angebot jenseits von vier Wochen, drei Wochen bei Radiologie oder zwei Wochen bei psychotherapeutischer Akutbehandlung:
• Bitten Sie um einen Termin innerhalb dieser Grenze und in zumutbarer Entfernung. [2]
• Code nach einer Absage und Neubuchung verfallen: Holen Sie einen neuen Vermittlungscode,
• auf dem Schein oder über den Weg, den der Termindienst für bestimmte Praxen ohne Schein vorsieht. [3]
• Brief nach dem genannten Tag nicht da: Schreiben Sie mit der Vorlage,
• verlangen Sie die erste unentgeltliche Abschrift und sehen Sie in der elektronischen Patientenakte nach. [4] [5]
• Praxis füllt die elektronische Patientenakte nicht: Krankenkasse oder Kassenärztliche Vereinigung sind die genannten Anlaufstellen. [5]

Ein neuer Überweisungsschein ist nicht der erste Reflex, nur weil das Quartal gewechselt hat.

Beginnt die Behandlung erst im Folgequartal, bleibt die vorhandene Überweisung in dem beschriebenen Fall gültig.

[1] Einen neuen Schein holen Sie,

wenn der Code verfallen ist oder die Praxis für diese Leistung ausdrücklich einen aktuellen Schein verlangt.

Medizinische Dringlichkeit gehört in die behandelnde Praxis oder in den ärztlichen Bereitschaftsdienst.

Die Schritte hier ordnen nur Schein, Termin und Befund.

Kurz gesagt

Diese Punkte halten Schein, Termin und Befund zusammen.

• Den Vermittlungscode auf dem Überweisungsschein mit der Postleitzahl nutzen und direkt buchen; absagen und neu buchen geht einmal,
• danach ist der Code verbraucht. [3]
• Die Terminservicestelle vermittelt innerhalb einer Woche; die Wartezeit darf vier Wochen nicht überschreiten,
• in der Radiologie drei und bei psychotherapeutischer Akutbehandlung zwei Wochen, mit Ausnahmen für verschiebbare Routine und Bagatellen. [2]
• Beginnt die Fachbehandlung erst im Folgequartal, ist nicht allein deshalb ein neuer Schein nötig. [1]
• Die erste Abschrift der Akte ist unentgeltlich; seit Oktober 2025 gehören Befunde und Arztbriefe in die elektronische Patientenakte,
• der Zugriff ist standardmäßig auf 90 Tage befristet. [5]
• Praxis, Zusage und der Tag der nächsten Nachfrage gehören in eine Zeile,
• sonst rutscht der Brief unter andere Aufgaben.

Häufige Fragen

Gültigkeit des Scheins, Frist der Vermittlung, die eine Umbuchung und der Weg zum Arztbrief entscheiden, ob Sie warten oder nachfassen.

Wie lange bleibt eine Überweisung gültig, wenn die Behandlung später beginnt?

Beginnt die Behandlung beim Facharzt erst im folgenden Quartal, ist keine neue Überweisung erforderlich.

[1] Das beschreibt die Kassenärztliche Bundesvereinigung für den Fall,

dass die Hausärztin den Schein ausstellt und die Fachpraxis erst im Folgequartal mit der Behandlung anfängt.

Ob eine einzelne Leistung nach dem Bundesmantelvertrag doch einen aktuellen Schein braucht, klärt die ausstellende Praxis,

bevor Sie einen passenden Termin sausen lassen. [2]

Welche Frist gilt bei der Terminservicestelle?

Die Terminservicestelle muss Versicherten innerhalb einer Woche einen Behandlungstermin vermitteln. Die Wartezeit auf diesen Termin darf vier Wochen nicht überschreiten,

in der Radiologie drei Wochen und bei einer psychotherapeutischen Akutbehandlung zwei Wochen.

[2] Verschiebbare Routineuntersuchungen und Bagatellerkrankungen sind von dieser Obergrenze ausgenommen, termingebundene Untersuchungen für Kinder nicht.

[2] Der Weg zur Praxis muss zumutbar sein.

Darf ein gebuchter Vermittlungstermin einmal verschoben werden?

Einen über den Vermittlungscode gebuchten Termin dürfen Sie einmal absagen und neu vereinbaren.

Danach verfällt der Code, und Sie brauchen einen neuen. [3] Den Code lesen Sie auf dem Überweisungsschein ab.

Für bestimmte Praxen lässt sich auch ohne Schein ein Code anfordern.

Mit Postleitzahl und Code sehen Sie freie Termine in der Nähe und buchen direkt. [3]

Wie komme ich an den Befund nach dem Facharzttermin?

Die erste Abschrift der Behandlungsakte, auch in elektronischer Form, wird unentgeltlich zur Verfügung gestellt.

Lehnt die Praxis die Einsicht ab, muss sie das begründen.

[4] Seit Oktober 2025 müssen Leistungserbringer die elektronische Patientenakte nutzen und Befunde sowie Arztbriefe dort ablegen.

Der Zugriff ist standardmäßig auf 90 Tage festgelegt.

[5] Füllt eine Praxis die Akte nicht, wenden Sie sich an die Krankenkasse oder die zuständige Kassenärztliche Vereinigung. [5]

Wobei hilft eine eigene Notiz zur offenen Überweisung?

Eine eigene Notiz hält fest, welche Praxis einen Termin oder einen Arztbrief schuldet und an welchem Tag Sie nachfragen.

OweTrace legt dafür einen Trace mit Person, Zusage und Datum an und erinnert lokal, sobald das erste Nachfassdatum gespeichert ist.

[6] Die App ist im App Store, braucht iOS 17 oder neuer und läuft auf iPhone und iPad. [7]

References

[1] KBV Gültigkeit von Überweisungen https://www.kbv.de/praxis/tools-und-services/praxisnachrichten/2025/04-17/So%20lange%20sind%20%C3%9Cberweisungen%20g%C3%BCltig%20-%20KBV%20ver%C3%B6ffentlicht%20PraxisInfo

[2] § 75 SGB V Terminservice https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__75.html

[3] 116117 Vermittlungscode https://www.116117.de/de/leichte-sprache.php

[4] § 630g BGB Behandlungsakte https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630g.html

[5] BMG elektronische Patientenakte https://www.bundesgesundheitsministerium.de/themen/digitalisierung/elektronische-patientenakte/epa-fuer-alle

[6] OweTrace https://taoapex.com/de/products/owetrace/

[7] OweTrace im App Store https://apps.apple.com/app/id6804705174