Checkliste für Vermieter zum Auszug: Wohnung dokumentieren | DepositPacket

Diese Checkliste für Vermieter zum Auszug umfasst drei Phasen: den Zustand der Wohnung bei der Rückgabe fotografieren,

jeden geplanten Abzug von der Kaution mit Nachweisen belegen und die Abrechnung innerhalb der gesetzlichen Frist fertigstellen.

Der häufigste Fehler ist nicht die Überschreitung der Frist, sondern ein Abzug ohne belastbaren Nachweis –

bei der Rückgabe reparierte Stellen, die nicht mehr fotografisch festgehalten wurden,

lassen sich später kaum noch gegen eine alte Beschädigung abgrenzen.

Wer den Ablauf bereits heute digital und wiederholbar statt einmalig gestalten möchte, erfasst die Fallakte in DepositPacket [2].

Die App bündelt Einzug-, Auszugs- und Nachreparaturfotos mit Raum, Bereich und Aufnahmezeit und verknüpft jeden Abzug mit den passenden Belegen;

die Prüfung auf unvollständige Stufen läuft vor dem Export mit.

In Kalifornien ist die Grundlage eindeutig: Seit dem

• April 2025 müssen Vermieter die Wohnung kurz nach der Rückgabe des Besitzes,
• noch vor abzugsrelevanten Reparaturen oder Reinigungen fotografieren und nach Abschluss dieser Arbeiten erneut [1]. Für ab dem
• Juli 2025 beginnende Mietverhältnisse kommen Fotos zu Beginn der Mietzeit hinzu [1].

Checkliste zum Auszug als Kopiervorlage

Eine belastbare Auszugskarte besteht aus drei Fotostufen, die Sie je Wohnung und je Auszug wiederholen können:

der Zustand bei der Rückgabe, der Zustand vor der Reparatur und der Zustand nach der Reparatur.

Die folgende Tabelle lässt sich direkt in jede Verwaltungsmappe oder in ein Dokument kopieren.

Notieren Sie zu jedem Foto mindestens Raum, Bereich, Uhrzeit und eine Notiz zum Zustand.

Die Aufteilung in die drei Stufen ist kein Selbstzweck: Sie zeigt, wann welcher Zustand bestand, und schützt davor,

dass eine abgezogene Summe später als „war schon so“ behandelt wird.

Eine bewährte Ergänzung ist die gemeinsame Bestandsliste des kalifornischen Mieterleitfadens,

die Mieter und Vermieter zur Dokumentation des Zustands nutzen und nach jeder Besichtigung unterschreiben und datieren sollten [1].

Phase 1: Vorbereitung und Ankunft

Eine Übergabe gelingt nur, wenn Sie die Wohnung vorab einsehen.

Der erste Schritt besteht darin, den Termin so zu legen, dass alle Beteiligten anwesend sein können, und schon vorab festzulegen,

welche Zimmer und Bauteile fotografiert werden.

Gehen Sie Raum für Raum vor und wechseln Sie dabei die Dokumentation zu Photo-, Notiz- und Belegstufe:

Kamera oder Mobiltelefon für den Raum, Notizfunktion für den Zustand, Ablage für Rechnungen.

Der Aufwand bleibt dadurch gleich, unabhängig davon, ob Sie eine einzelne Einheit verwalten oder viele.

Wer den Ablauf digital und wiederholbar statt einmalig gestalten möchte, kann die Fallakte in DepositPacket anlegen.

Die App führt Einzug-, Auszugs- und Nachreparaturfotos mit Raum, Bereich,

Aufnahmezeit und Notizen zusammen und ordnet jedem Abzug die passenden Vorher-Nachher-Aufnahmen, Rechnungen und Belege zu;

eine Prüfung auf unvollständige Stufen läuft vor dem Export mit [2].

Der Kern der Checkliste bleibt dabei dieselbe Liste – die App ersetzt nur das lose Fotoalbum.

Welche Aufnahmen Kalifornien verpflichtend macht, fasst der Überblick AB 2801 Fotoanforderungen im Überblick zusammen.

Prüfen Sie vorab, ob eine Vereinbarung zum Übergabeprotokoll vorliegt, und versenden Sie den Termin schriftlich.

Falls Mieter eigene, datierte Aufnahmen behalten wollen, ist das unproblematisch:

Nach dem Leitfaden können sie Kopien der Vermieterfotos für ihre eigenen Unterlagen verlangen [1].

Phase 2: Übergabe und Zustandsaufnahme

Bei der Übergabe zählt nicht die Vollständigkeit der Bildermenge, sondern die Nachvollziehbarkeit des Ablaufs.

Halten Sie für jeden Raum fest, was unverändert, was beschädigt und was bereits bei Übergabe abgenutzt war.

Arbeiten Sie in einer festen Reihenfolge: erst alle Türen und Fenster, dann Böden und Wände, anschließend Geräte, Armaturen und Zählerstände.

Fotografieren Sie im Zweifel etwas mehr als nötig – zusätzliche Bilder kosten fast nichts,

fehlende Bilder lassen sich nicht nachträglich erzeugen.

Vermeiden Sie jedoch Aufnahmen, die Personen oder deren Habseligkeiten zeigen, wenn die Aufnahme für den Nachweis nicht erforderlich ist.

Tragen Sie jede festgestellte Abzugsposition sofort in dieselbe Tabelle ein, die Sie für die Fotos verwenden.

Eine Abzugsposition ohne Foto, Rechnung oder nachvollziehbare Kostenschätzung ist der schwächste Punkt im gesamten Vorgang,

weil genau dort die Rückzahlung später bestritten wird.

Falls Mieter einem Abzug widersprechen, hilft ein vorbereiteter Schriftverkehr, wie ihn das Briefmuster für eine Kautionseinwände zeigt.

Phase 3: Nachweise, Abzüge und Abrechnung

Nach der Übergabe beginnt die eigentliche Nachweisführung.

Erst jetzt entscheiden Sie, welche Positionen Sie von der Kaution abziehen und welche Nachweise Sie dem Mieter vorlegen müssen.

In Kalifornien hat der Vermieter ab dem Auszugsdatum 21 Kalendertage Zeit,

entweder die vollständige Kaution zurückzuzahlen oder eine Aufstellung zu senden, die die Abzüge und deren Gründe auflistet,

zusammen mit der Rückzahlung des nicht abgezogenen Betrags [1].

Liegt eine Rechnung oder ein Beleg nicht vor, darf ein Kostenvoranschlag in gutem Glaube ausgewiesen werden,

wenn die Arbeiten nicht innerhalb der 21 Tage abgeschlossen werden können oder ein externer Dienstleister noch kein Dokument geliefert hat

[1].

Eine kurze Fallakte zeigt den Ablauf. Diese Vorlage lässt sich für jeden Auszug kopieren und ausfüllen:

Für die einzelnen Abzugspositionen genügt eine zweite, schmalere Tabelle mit vier Spalten – Position, Nachweis,

geprüft am und Datum der Ersatzrechnung –, die Sie je Einheit neu anlegen.

Nehmen Sie als Rechenbeispiel drei Positionen an, die Sie an Ihren eigenen Bestand anpassen können.

Die Zahlen sind gerundete Beispielwerte ohne Geldbeträge; gerechnet wird nur mit Stückzahlen und Belegen:

Die Verteilung der Belege ergibt sich rechnerisch aus den Stückzahlen: 2 + 3 + 5 = 10 Belege insgesamt.

Der Anteil der Reinigung ist 2 von 10, also etwa ein Fünftel; beim Türschloss sind es 3 von 10,

also gut ein Drittel; die offene Miete bündelt 5 von 10, also die Hälfte.

Entscheidend ist aber die Vollständigkeit: Zu jeder Zeile gehört mindestens ein Dokument,

und zu jeder Fotoposition gehört zusätzlich die Gegenaufnahme nach der Arbeit.

Die Spalte „Anteil an den Belegen“ beschreibt nur die Verteilung der Nachweise, keine Geldbeträge.

Setzen Sie sich im Vorfeld drei Erinnerungspunkte für die laufende Frist – etwa am 14., am

• und am
• Tag nach der Rückgabe –, damit die Aufstellung nicht am letzten Tag entsteht.
• Eine einfache Tabelle mit vier Spalten (Position, Nachweis, geprüft von, Datum) reicht dafür völlig aus.
• Den Zeitverlauf der Frist mit den typischen Knickpunkten zeigt der Überblick Fristen für die Kaution in Kalifornien.
• Denken Sie zuletzt an den Versandweg: Eine Aufstellung per Post oder persönliche Übergabe ist üblich,
• zusätzlich lassen sich die Belege auf einem Laufwerk oder über einen Link bereitstellen [1].

Wo Grenzen liegen und wann Fachrat sinnvoll ist

Diese Checkliste beschreibt einen Dokumentationsablauf und ersetzt keine Rechtsberatung.

Ob ein bestimmter Abzug zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab: von der Dauer des Mietverhältnisses, davon, ob Mieter,

Hausverwalter oder Unternehmer die Arbeiten ausgeführt haben, und von der Frage, ob die Wohnung auch bewohnt war,

als der Schaden entstand.

Die Pflichten stammen aus AB 2801 (Friedman, Chapter 280, Statutes of 2024) [3],

das die kalifornische Kautionregelung in Civil Code § 1950.5 verschärft hat: Vermieter müssen zusätzliche Anforderungen erfüllen,

bevor sie etwas abziehen dürfen [1].

Begriffe wie „angemessene Zeit“ sind bewusst unbestimmt: Kalifornische Vorgaben nennen für die Fotostufen nach der Rückgabe eine angemessene Frist [1],

ohne eine feste Zahl von Stunden oder Tagen zu setzen.

Legen Sie deshalb selbst eine interne Regel fest und dokumentieren Sie, wann genau Sie fotografiert haben.

Zwei Fälle sollten Sie früh mit einer Fachperson klären: wenn eine größere Summe einbehalten wird und Mieter dem Abzug widersprechen,

oder wenn die Kette der Nachweise – etwa fehlende Originalbelege einer beauftragten Firma – nicht lückenlos rekonstruierbar ist.

Auch bei mehreren Einheiten hilft eine standardisierte Vorlage, weil sie die Prüfung vereinfacht und Vergleichsmaßstäbe schafft.

Das Wichtigste in Kürze

• Drei Fotostufen pro Auszug: Rückgabe, vor der Arbeit, nach der Arbeit – jede mit Raum, Uhrzeit und Notiz.
• Jeder Abzug von der Kaution braucht einen Beleg: Rechnung, Quittung oder nachvollziehbare Kostenschätzung.
• Die Abrechnungsfrist von 21 Kalendertagen beginnt mit dem Auszugsdatum und endet nicht mit der letzten Reparatur [1].
• Erinnerungen am 14.,
• und
• Tag schaffen Luft für die Aufstellung, statt sie in der letzten Woche zu beginnen.
• Diese Übersicht ist ein Arbeitsablauf, keine Rechtsberatung; im Streitfall zählt die Einschaltung einer Fachberatung.

Häufige Fragen

Wann muss der Vermieter bei der Rückgabe einer Wohnung fotografieren?

In Kalifornien sind zwei Zeitpunkte geregelt: die Wohnung muss innerhalb einer angemessenen Zeit nach der Rückgabe des Besitzes,

aber vor abzugsrelevanten Reparaturen oder Reinigungen fotografiert werden, und anschließend noch einmal nach Abschluss dieser Arbeiten [1].

Beginnt das Mietverhältnis ab dem 1. Juli 2025, kommen Fotos unmittelbar vor oder zu Beginn der Mietzeit hinzu [1].

Die Ankündigung eines Termins ersetzt die Aufnahmen dabei nicht.

Welche Nachweise braucht eine Kautionabrechnung?

Für jeden Abzug verlangt die kalifornische Praxis eine Beschreibung der Leistung oder des Schadens plus ein Beleg:

eine Rechnung oder Quittung, bei eigener Ausführung die Beschreibung der Arbeit mit Zeitaufwand und Stundensatz,

bei fremder Ausführung eine Kopie des Belegs des Dienstleisters [1].

Fehlt das Dokument, ist in zwei ausdrücklich genannten Fällen eine Kostenschätzung in gutem Glaube zulässig:

wenn die Arbeit nicht innerhalb der 21 Tage abgeschlossen werden kann oder der Dienstleister noch nicht geliefert hat [1].

Wie lange hat ein Vermieter Zeit, die Kaution abzurechnen?

Der Vermieter hat ab dem Auszugsdatum 21 Kalendertage Zeit,

um entweder die vollständige Kaution zurückzuzahlen oder eine Aufstellung mit allen Abzügen und Begründungen zu senden und den Restbetrag zu

erstatten [1]. Läuft die Reparatur länger, darf der geschätzte Betrag zunächst abgezogen werden,

muss aber später durch den tatsächlichen Nachweis ersetzt werden [1].

Legen Sie die Erinnerungen deshalb auf die Mitte und das Ende der Frist, nicht auf den letzten Tag.

Was ist der häufigste Fehler bei der Übergabe?

Der häufigste Fehler ist ein Abzug, für den zum Zeitpunkt der Übergabe kein Foto und kein Beleg vorlag.

Reparierte Stellen lassen sich anschließend nicht mehr von bereits bestehenden Schäden unterscheiden,

und genau dieser Nachweis fehlt dann in der Abrechnung.

Die Gegenmaßnahme ist einfach: jede Abzugsposition sofort mit Bild und Dokument verknüpfen, solange der Raum noch unverändert ist.

Wie kann ich den Auszugablauf wiederholbar organisieren?

Am einfachsten ist eine feste Vorlage mit drei Fotostufen, einer Abzugstabelle und einer Erinnerungsliste,

die Sie für jede Einheit erneut verwenden.

DepositPacket bildet genau diesen Ablauf digital ab: Fotos mit Raum, Bereich und Aufnahmezeit, die Verknüpfung von Abzügen mit Belegen,

eine Prüfung unvollständiger Stufen sowie den Export als PDF, ZIP und JSON, den Sie selbst weiterleiten [2].

Das Aufzeichnen bleibt kostenlos, der Export gehört zu DepositPacket Pro mit $4.99/month oder $29.99/year [2].

Die App holen Sie im App Store: DepositPacket: Move-Out Proof [4].

References

[1] California Department of Real Estate, 2025 Landlords' and Tenants' Rights Guide https://www.dre.ca.gov/files/pdf/2025_Landlord_Tenant_Guide.pdf

[2] DepositPacket: Move-Out Proof https://taoapex.com/en/products/depositpacket-ca/

[3] California Department of Real Estate, New Laws for 2025 https://www.dre.ca.gov/publications/ResourceGuidebook/gb03a_newlaws.html

[4] DepositPacket: Move-Out Proof im Apple App Store https://apps.apple.com/us/app/depositpacket-move-out-proof/id6800175655