会計ソフトなしでプロジェクト経費を記録する方法

プロジェクト経費とは、一つの仕事や行事のために使ったお金を、暮らしの支出と分けて残す記録です。会計ソフトなしで記録するなら、日付、内容、支払った人、金額を同じ帳面に書けば、週の終わりに合計できます。

地域の発表会や数週間の受託では、ソフトの設定が終わる前に立替が始まります。 ここではプロジェクトに関する支出を、始める前、進行中、終わったあとに分けて残します。

家計とプロジェクトを別の帳面に置けるTaoBookの製品紹介は、その分離を短いメモで行う一つの方法です[5]。 自動で銀行明細を取り込む道具ではなく、下書きを自分で直してから保存します[5]。

始める前に固定する三つの境界

プロジェクト経費を残す前に、対象の範囲、払った人、費目の数を固定します。範囲が毎週変わると、同じ領収書が家計と行事の両方に入ります。

発表会なら、会場と当日の消耗品だけを対象にし、打合せの食事は家計に残す、と一文で書いておきます。 支払った人は、自分の立替、共同の財布、相手からの前払いの三つに限ると、終わりに誰へ返せばよいかが見えます。

費目は会場、備品、移動、飲食、その他の五つで始めます。 費目を増やすのは、同じ支払いが二週続いてどれにも入らないときだけにします。 増やし方の目安は支出の分類を増やさない方法にまとめてあります。

家事と業務が一つの支払いに混ざるとき、必要経費にできるのは、取引の記録で業務に直接必要だと区分できる金額だけです[3]。 生計を一にする配偶者や親族に払う地代や家賃は、必要経費になりません[3]。

会場が自宅の一室になる催しでは、どの部分が行事分かを、払った日のメモに残します。

進行中はどの欄を一行に残すか

進行中のプロジェクト経費は、日付、用件、金額、支払った人、証憑の五欄を、支払いの当日の一行に残します。翌日にまとめると、誰の立替だったかだけが先に抜けます。

家計側を毎日続ける手順は毎日の支出を続ける記録を使えます。プロジェクト側は、次の欄をコピーしてその日のうちに埋めます。

日付：
プロジェクト名：
用件：
金額：
支払った人：自分の立替、共同の財布、相手の前払い
証憑：領収書、見積、納品メモ、写真のどれか
家計と分けた理由：

三日間の発表会で行が12、証憑が付いた行が9だとします。 12から9を引くと、証憑のない行は3です。 合計の前に、その3行へ店名と支払った人を埋めます。 証憑のない行がこの程度残っている週は、新しい行を足す前に抜けを埋めます。

この12と9と3は、行の数だけを比べた例です。

所得金額を正しく計算して申告するには、収入金額と必要経費について日々の取引を帳簿に記帳し、取引に伴う書類を保存する必要があります[2]。 対象となる期間は、1月1日から12月31日までです[2]。

青色申告の記帳は、年末に貸借対照表と損益計算書を作れる正規の簿記が原則ですが、現金出納帳、経費帳、固定資産台帳のような簡易な記帳でもよいとされています[2]。 挙げられているのは帳簿の種類であり、特定の会計ソフトではありません。

詳しくは国税庁の記帳と保存の説明にあります[2]。

帳簿や書類は原則として7年間保存します[2]。5年間でよい書類の例として、請求書、見積書、納品書、送り状が挙がっています[2]。行を書いたら、証憑の呼び名をその行と揃えて残します。

帳面を家計と分けたいだけなら、TaoBookでもプロジェクト用の記録を同じ短い流れで残せます[5]。

終わったあとに確認する三つの手順

週の終わりとプロジェクトの最終日には、行数、証憑の有無、まだ返していない立替の人数を確認します。費目ごとの合計は家計の合計へ足しません。

• 証憑のない行をなくすか、無い理由をその行に書く。
• 返した立替と、まだ返していない立替を分ける。まだ返していない人が2人なら、その2人の行だけ先に束ねる。
• その場で使い切ったものと、この先も使う備品を分ける。

使い切りのテープと、次の発表会でも使う照明では、経費にする年が違います。 使用可能期間が1年未満のもの、または取得価額が10万円未満のものは、業務の用に供した年分の必要経費に全額を入れられます[4]。

取得価額が10万円以上20万円未満の減価償却資産は、一定の要件の下で、取得価額の合計額の3分の1を、供した年以後3年間の各年に必要経費へ入れられます[4]。 税込経理なら消費税を含んだ金額で、税抜経理なら消費税を含まない金額で判定します[4]。

必要経費の額は、その年に債務が確定した金額です[3]。 その年に支払っていても債務が確定していなければその年の必要経費にならず、支払っていなくても確定していれば入ります[3]。

確定の条件には、12月31日までに、その債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していることが含まれます[3]。 年末をまたぐ会場の予約は、払った日ではなく、この事実がどの年にあるかで見ます。

青色申告で帳面が足りなくなる境目

会計ソフトなしの経費帳では、55万円の青色申告特別控除の要件は満たせません[1]。 この控除には、事業などの取引を正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）で記帳していることが必要です[1]。

その記帳に基づく貸借対照表、損益計算書、所得の金額の計算に関する明細書を確定申告書に添付し、控除額を書いて、翌年3月15日までに提出します[1]。

仕訳帳と総勘定元帳を電子帳簿保存するか、確定申告書、貸借対照表、損益計算書などを期限までに国税電子申告・納税システムで送信すると、65万円の控除の対象になります[1]。 55万円または65万円の要件に当たらない青色申告者は、10万円の青色申告特別控除です[1]。

還付申告書を出す人でも、55万円または65万円の適用には翌年3月15日までの提出が必要です[1]。

簡易な帳面は、日々のプロジェクト経費を家計と分ける目的には足ります。 事業所得として控除の高い区分を使う段階で、複式の帳簿と法定の添付書類が要ります。

控除を受けるかどうかは、国税庁の説明を読んだうえで、税理士か所轄の税務署に確認してください。

今日残す四つのこと

会計ソフトなしでプロジェクト経費を残すなら、次の四つを外さないでください。

• 対象、支払った人、費目を始める前に固定し、家計の行と混ぜない。
• 当日の一行に日付、用件、金額、支払った人、証憑を書き、無い証憑は週のうちに埋める。
• 帳簿書類は原則7年、請求書や見積書や納品書や送り状は5年が保存の目安である[2]。
• 55万円の青色申告特別控除は複式の正規の簿記と翌年3月15日までの申告が条件で、外れると10万円である[1]。

よくある質問

プロジェクトの経費でよくある疑問は、帳面の分離、証憑のない立替、控除の要件、少額の備品、短いメモです。

プロジェクトの支出は家計の帳面と分けた方がよいか

分けた方がよいです。同じ日の支払いでも、行事の分と暮らしの分を別の帳面にすると、最終合計を家計と混ぜずに済みます。費目の名前は最初の週に固定します。

領収書がない立替も記録に残してよいか

残してよいです。用件、支払った人、店名を同じ日に書き、領収書かメモをあとからその行に紐付けます。証憑が無い行のまま、週を越えないようにします。

簡易な帳面だけで青色申告の高い方の特別控除は受けられるか

受けられません。55万円の控除には正規の簿記による記帳と、貸借対照表や損益計算書の添付、翌年3月15日までの申告が必要です[1]。要件を満たさない青色申告は10万円の控除です[1]。

少額の備品は買った年の経費にしてよいか

業務の用に供した年の必要経費にできます。使用可能期間が1年未満か、取得価額が10万円未満なら、その年に全額を必要経費にすると国税庁が説明しています[4]。10万円以上20万円未満は、要件を満たすと3年に分けて3分の1ずつです[4]。

短いメモからプロジェクト用の記録は作れるか

作れます。確認してから保存する下書きが安全です。TaoBookは短いメモを編集できる取引にし、プロジェクトの帳面を家計と分けておけます[5]。認識した文字だけを残し、音声ファイル自体は保存しません[5]。入手は掲載ページからできます[6]。

References

[1] 青色申告特別控除（国税庁） https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2072.htm

[2] 青色申告の帳簿書類の保存（国税庁） https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2070.htm

[3] 必要経費の知識（国税庁） https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2210.htm

[4] 減価償却資産の取得価額（国税庁） https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2100.htm

[5] TaoBook https://taoapex.com/en/products/taobook/

[6] App Storeの掲載ページ https://apps.apple.com/us/app/taobook-expense-tracker/id6799651154