未入金の請求書を丁寧に催促する方法

未入金の請求書の催促とは、支払期日を過ぎた代金を、記録を残しながら落ち着いて確認する連絡です。最初の一通は請求番号と期日を入れ、二通目で返事をもらう日を一つだけ示します。

未入金の請求書の次の一手を一件ずつ残すと、文面が毎回ぶれません。OweTraceは、相手ごとの次の用件を一件ずつ設定し、催促日が来たら端末内の通知で知らせます。[1]

1. 未入金の請求書は、期日の翌日から事実だけで確認する

未入金の請求書への一通目は、支払期日の翌日以降、最初に手が空く朝に、請求番号と期日だけを書いて出します。 金曜が期日の仕事で、週が明けても入金メールが来ない、という朝が典型です。 そのとき怒りの文はまだ要りません。

相手が支払いを忘れただけなら、番号と期日で足ります。

民法第412条では、確定期限のある債務は、その期限が来たときから遅滞の責任が始まります。 [6]期限の到来が不確実なときは、期限のあとで履行の請求を受けたときか、期限が来たことを債務者が知ったときのうち、早い方からです。

[6]期限の定めがなければ、履行の請求を受けたときから始まります。 [6]だから期日のない請求は、丁寧な一通目そのものが、遅れの起点を残す記録になります。

金銭を払う債務の不履行による損害賠償の額は、遅滞の責任が始まった最初の時点の法定利率によって定められます。 [6]この損害について、債務者は不可抗力を抗弁にできません。 [6]年率の数字はこのページには書きません。

契約の期限の読み方とあわせ、法律の専門家に確認してください。

何日空けるかの感覚は、返事を待つ時間の目安に譲ります。入金の催促では、待つことより、送った事実を同じ形で残すことの方が先です。

2. 二通目は、同じ事実に返事の期限を一つ足す

二通目の催促は、一通目と同じ請求番号と期日に、返事をもらう日を一つだけ足した文です。文例の型は請求書の入金催促の文例を使い、ここでは順番だけ決めます。新しい言い分や、感情的な表現は足しません。

次をコピーし、丸を自分の情報に置き換えて送れます。

件名：請求書の入金確認

○○様

○月○日が支払期日の請求書（番号○○）について、入金を確認できていません。お支払いの予定日を、○月○日までにお知らせください。すでにご送金済みであれば、送金日だけご返信ください。

例として、一通目の6日後に二通目を出し、その8日後に次の節の内容証明へ進むと、一通目から内容証明までは6足す8で14日後です。 この間隔は法律の期限ではなく、同じ日に何度も送って関係を壊さないための置き方です。

相手が「来週払う」と日付を返したなら、その日の翌日まで二通目は待ちます。

催促日と、そこまでのやり取りの順を一件に残すなら、OweTraceの記録に次の日付を入れておきます。[1]送り忘れと、同じ文の連投が同時に減ります。

3. 内容証明で、送った文言そのものを残す

内容証明は、どの文言を誰へ出したかを郵便局が証明する郵便であり、入金そのものを強制する手紙ではありません。普通の確認を二度出しても返事がないとき、同じ事実をこの形に移します。

窓口の内容証明は、1枚520文字までと案内されています。 [3]字数と行数の上限は謄本についてのものであり、内容文書そのものには字数・行数の制限はない、ともされています。

[2]どちらで書くにせよ、請求番号、期日、未入金であること、返事を求める日、の四つに絞ると短い文面で足ります。 e内容証明は文字数の上限を定めず、Wordの標準的な設定では1枚およそ1,584文字、文書は最大5枚です。 [3]全ページで、とじる側の余白は7cm以上が要ります。

[3]差し出した文書の謄本は、暗号化された状態で5年間保存されます。 [3]仕様の詳細はe内容証明の案内で確認できます。

窓口の料金例では、内容証明の加算480円、郵便物110円、一般書留の加算480円で、合計1,070円です。 [2]速達や配達証明を足すと、それぞれの料金が上積みされます。 [2]謄本が2枚以上なら、つづり目に契印をします。 [2]末尾の余白には、差出人と受取人の住所氏名を付記します。

[2]文字の訂正、挿入、削除は、字数と箇所を欄外か末尾に書き、削除した文字は読めるように残し、差出人の印を押します。 [2]

4. 支払督促と少額訴訟は、金額と回数で選ぶ

支払督促は、金銭などの給付について、債権者の申立てにより書類で審査する手続です。 [4]債務者が受け取ってから2週間以内に異議を出さなければ、債権者の申立てにより裁判所は仮執行宣言を付けなければならず、債権者はそれを基に強制執行を申し立てられます。

[4]異議がなかった場合、仮執行宣言の申立ては、支払督促が送達された日の翌日から起算して2週間目の翌日から30日以内です。 [4]異議が出ると、請求額に応じて地方裁判所か簡易裁判所の通常の民事訴訟へ移ります。

[4]申立て先は、相手の住所地を管轄する簡易裁判所の裁判所書記官です。 [4]仮執行宣言付きの支払督促を受け取った債務者には、さらに2週間の異議の期間があります。 [4]

少額訴訟は、60万円以下の金銭の支払いを求める訴えを、原則として1回の審理で解決する手続です。 [5]利用は、一人につき同じ裁判所で年10回までです。 [5]原告は最初の期日までに言い分と証拠をすべて出し、証拠はその日にその場で調べられるものに限られます。

[5]判決は、受け取った日の翌日から起算して2週間以内に異議がなければ確定し、控訴はできません。

[5]判決の言渡しの日から3年を超えない範囲で、支払猶予や分割払いが認められることがあり、訴え提起後の遅延損害金を免除する判断が併せてされることもあります。 [5]起こす先は、原則として相手方の住所地を管轄する簡易裁判所です。 [5]

この二つは公開されている手続の形であり、あなたの請求が通るかどうかの判断ではありません。 金額が争われている、納品の範囲が食い違う、時効が近い、と感じた時点で、弁護士か裁判所の窓口に確認してください。

それより前の催促文を、判決文のような口調にしても支払いは増えません。

返事も入金もないときの切り分け

返事も入金もないときは、裁判所の名前を出す前に、次の表のどれに近いかを一文で決めます。

宛先が契約時の窓口と違うなら、正しい窓口へ一通だけ移し、古いスレッドは残します。 相手が支払ったと言うのに口座で確認できないときは、責める文ではなく送金日を聞きます。

争いがある点は、内容証明に載せても「どちらが正しいか」の判定にはなりません。 証拠の揃え方は、少額訴訟なら第一回の期日までに出し切る前提です。 [5]

押さえておくこと

• 確定期限のある請求は、期限が来たときから遅滞の責任が始まり、期限がなければ請求を受けたときからです。[6]
• 一通目は請求番号と期日、二通目は返事の日を一つ足すだけにします。
• 内容証明は入金を強制しません。窓口の料金例は、480円、110円、480円で合計1,070円です。[2]
• 支払督促は、受け取りから2週間が異議の期間です。[4]少額訴訟は60万円以下で、同じ裁判所では年10回までです。[5]
• 争い、時効、分割の当否は、催促文では決められません。弁護士か裁判所の窓口に確認します。

よくある質問

支払期日を書いていない請求は、いつから遅れになるか

民法では、期限の定めがない債務は、履行の請求を受けたときから遅滞の責任が始まります。期日がある請求は、その日が来たときからです。定めがないときは、催促した日の記録が起点になります。[6]

内容証明は、何通目の催促で検討すればよいか

内容証明は、支払いを強制する手紙ではなく、送った文言と宛先を郵便局が証明する手段です。普通の確認を重ねても返事がないとき、同じ事実をこの形で残します。窓口の料金例は合計1,070円です。[2]

支払督促と少額訴訟は、どこが違うか

支払督促は、書類だけで金銭の支払いを求める手続で、受け取りから2週間以内に異議がなければ仮執行宣言へ進めます。[4]少額訴訟は60万円以下の金銭請求を、原則一回の審理で扱う訴えです。[5]異議が出ると、支払督促は通常の訴訟へ移ります。[4]

催促の日付は、どこに書いておくと忘れにくいか

請求ごとに、次に連絡する日と直前の更新を同じ記録へ書くと、送り忘れが減ります。OweTraceは、その催促日が来たときに端末内の通知で知らせます。アプリはApp Storeで入手できます。[1][7]

References

[1] OweTrace https://taoapex.com/en/products/owetrace/

[2] 内容証明の利用条件 https://www.post.japanpost.jp/service/send/domestic/option/syomei/use.html

[3] e内容証明 https://www.post.japanpost.jp/service/send/domestic/web/electronic-certified-mail/

[4] 支払督促 https://www.courts.go.jp/saiban/syurui/syurui_minzi/minzi_25_22/

[5] 少額訴訟 https://www.courts.go.jp/saiban/syurui/syurui_minzi/minzi_25_02/index.html

[6] 民法の履行遅滞 https://lawplayer.com/jp/act/129AC0000000089/section/part-3.chapter-1.section-2

[7] App StoreのOweTrace https://apps.apple.com/us/app/owetrace-follow-up-tracker/id6804705174