여행 경비 기록 방법: 쓴 날에 남기고 증빙까지 붙이는 순서

여행 경비 기록(travel expense)은 여행 중 쓴 돈을 날짜와 항목으로 남기는 일입니다.

가기 전에 상한과 항목을 정하고, 쓴 날에 한 건씩 적으면 끝난 뒤 어디가 많이 나갔는지 볼 수 있습니다.

가계부와 여행을 한 흐름으로 적되 장부만 나누고 싶다면, TaoBook을 쓸 수 있습니다.

아이폰에서 짧은 문장을 수정 가능한 거래 초안으로 만들고, 개인·가족·프로젝트 지출을 장부별로 나눠 둡니다.[1]

1. 여행 경비를 출발 전에 한 권으로 나누세요

출발 전에 상한과 항목을 정해 두지 않으면, 여행 중간 기록은 영수증 주머니에서 끝납니다.

사흘을 떠나는 주말이라면 장부 이름을 그 여행으로 짓고, 식사·이동·잠자리·그 밖 네 칸만 열어 두세요.

개인 일정과 출장이 한 주에 겹치면 줄을 섞지 말고 장부를 둘로 나누는 편이 나중에 덜 헷갈립니다.

예를 들어 식사 일곱 건, 이동 세 건, 잠자리 두 건이 남으면 합은 열두 건입니다.

열두 건 가운데 식사가 일곱 건이면 반을 넘습니다. 다음 여행에서는 식사 상한을 이동보다 낮게 잡으면 됩니다.

이 건수는 셈을 보이려는 예일 뿐, 어느 도시의 물가도 아닙니다.

항목은 여행마다 새로 늘리지 않는 편이 좋습니다. 칸이 불어나는 이유는 지출 분류를 고정하는 규칙에 짧게 정리되어 있습니다.

네 칸으로 부족한 한 건만 메모에 이유를 적고, 칸 자체를 추가하지는 마세요.

2. 쓴 날에 한 건씩 적고 증빙을 붙이세요

여행 중 지출은 날짜가 바뀌기 전에 한 건씩 적어야, 끝난 뒤에 항목을 나눌 수 있습니다.

둘째 날 밤, 봉투에 전표가 네 장 들어 있다면 합쳐서 한 줄로 적지 말고 네 줄을 만드세요.

국세청 안내도 비용과 매입거래를 건별로 적도록 하고, 세금계산서·현금영수증 원본은 따로 두라고 합니다.[2]

대한민국에서 사업을 위해 다른 사업자에게 대가를 지급할 때, 건당 3만원을 초과하면 법정 지출증빙을 받아야 합니다.[2] 서류는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표,

현금영수증입니다.[2] 문장은 국세청의 장부와 증빙 안내에 있습니다. 개인 휴가는 예산용 기록이므로 이 의무를 휴가 노트 전체에 씌우지 말고, 출장으로 경비 처리할 줄에만 적용하세요.

법인세법 시행령은 건당 3만원 이하이면 법정 지출증빙을 요구하지 않는 경우를 적어 둡니다.[3] 같은 규정에서 카드사의 월별 이용대금명세서는 신용카드 매출전표를 보관한

것으로 보고, 국세청장에게 전송된 전자세금계산서·전자계산서도 따로 출력하지 않아도 보관으로 봅니다.[3] 조문은 법인세법 시행령의 지출증명 규정에서 확인하면 됩니다.

개인 사업자는 소득세 쪽의 원본 보관도 함께 보세요.[2]

아래 칸은 하루가 끝날 때 그대로 옮겨 적어도 됩니다.

날짜:
항목:
건수:
증빙: 있음 또는 없음
구분: 개인 또는 출장
메모:

3. 음식·숙박 내역은 공제 표시를 다시 보세요

음식점과 숙박 지출은 사업용 카드나 현금영수증으로 결제해도,

부가가치세 조회에서 불공제로 보이는 일이 있습니다.[4] 국세청 질의 답변은 그 표시를 그대로 믿지 말고,

사업 관련이 맞는지 본 다음 공제와 불공제를 고쳐 신고하라고 합니다.[4] 출장 저녁과 숙박이 화면에 불공제로 나왔다면,

줄을 지우기 전에 목적만 메모해 두세요.

간이과세자(세금계산서 발급 의무가 있는 경우는 제외)나 면세사업자에게 산 금액은 매입세액 공제로 바꿀 수 없습니다.[4] 그 금액은 부가가치세 매입세액은 안 되어도,

종합소득세나 법인세 신고에서는 경비로 인정될 수 있습니다.[4] 공제인지 경비인지는 이 글이 대신 판단하지 않으니,

신고 전에 국세청 안내나 세무 대리인에게 확인하세요.

4. 금액이 바뀌면 다음 달 10일을 확인하세요

대금이 달라지거나 예약이 취소되거나 물품을 돌려보내면,

수정세금계산서의 작성일은 그 사유가 생긴 날이고 발급은 다음 달 10일까지입니다.[5] 호텔이 요금을 낮춰 주었는데 처음 세금계산서만 가지고 있으면,

수정분이 그 기한 안에 나왔는지 공급자에게 물어보세요.

공급가액 변동, 환입, 계약 해제처럼 기한이 있는 사유를 넘기면 지연발급이나 미발급 가산세가 붙을 수 있습니다.[5]

세금계산서는 대금을 받았는지와 상관없이 공급할 때 발급하는 것이 원칙입니다.[5] 전자세금계산서를 내야 하는 사업자가 종이 계산서를 대신 주었다고 해서,

그것만으로 수정 발급이 끝난 것은 아닙니다.[5] 여행자는 받은 날짜와 금액이 실제 숙박과 같은지만 맞추면 됩니다.

기록이 밀렸을 때 되돌리는 순서

밀린 여행 기록은 카드 월별 이용대금명세서부터 날짜순으로 채우면 빈칸이 줄어듭니다.

법인세법 시행령은 그 명세서를 신용카드 매출전표 보관으로 봅니다.[3] 명세서를 한 줄로 베끼지 말고, 빠진 식사와 이동을 건마다 다시 적으세요.

비용은 거래 건별로 남기는 것이 소득세 쪽 원칙입니다.[2]

사업자의 장부와 증빙서류는 소득세 확정신고 기한이 지난 날부터 5년간 보존합니다.[2] 결손금을 그 뒤에 공제하면,

결손이 난 과세기간의 자료는 그 결손금을 공제한 해의 확정신고 기한으로부터 1년간 더 두어야 합니다.[2] 개인 여행의 예산 노트까지 같은 기한이라고

단정하지는 마세요. 출장 공제에 붙일 자료만 그 기준을 따르면 됩니다.

장부를 기장하지 않거나 기록·보관이 불성실하면 산출세액의 20%를 가산세로 더 부담할 수 있습니다.[2] 이 비율은 장부 의무가 있는 사업자의 이야기입니다.

휴가에서 개인적으로 적는 노트에 같은 가산세를 그대로 적용한다고 보면 안 됩니다.

챙겨 둘 점

여행 경비를 남길 때 반복해서 보는 기준은 다섯 가지입니다.

• 출발 전에 상한과 네 개 안팎의 항목을 정하고, 개인 일정과 출장 장부를 나눕니다.
• 쓴 날 한 건씩 적고, 출장으로 볼 사업자 간 거래는 건당 3만원을 넘으면 법정 증빙을 붙입니다.[2]
• 음식·숙박이 불공제로 보여도 줄을 바로 지우지 말고, 사업 목적인지만 다시 봅니다.[4]
• 금액이 바뀐 세금계산서는 다음 달 10일 발급인지 확인합니다.[5]
• 장부 의무가 있는 자료는 확정신고 기한 다음부터 5년간 두고, 개인 예산 노트와 구분합니다.[2]

자주 묻는 질문

출장 증빙과 보관 기한은 개인 예산 노트와 기준이 다릅니다.

개인 여행과 출장 기록은 왜 나누어 적나요?

개인 여행 기록은 예산이 어디에 쓰였는지 보는 용도이고, 출장은 신고에 첨부할 증빙이 필요합니다.

장부를 나누고 출장 건마다 증빙 이름을 적으면 나중에 섞이지 않습니다.

건당 3만원을 넘는 사업 지출에는 어떤 증빙이 필요한가요?

건당 3만원을 초과하는 사업자 간 거래는 세금계산서, 카드 전표, 현금영수증 등 법정 증빙이 필요합니다.[2] 3만원 이하는 그 의무 대상이 아닙니다.[3]

음식점과 숙박이 불공제로 나오면 경비에서 빼야 하나요?

음식점과 숙박은 부가가치세에서 불공제로 조회되는 일이 많습니다.[4] 사업에 쓴 돈이 맞다면 소득세나 법인세 경비로 인정받을 수 있어,

신고 전에 목적만 고치면 됩니다.[4]

장부와 영수증은 얼마나 오래 보관해야 하나요?

사업자의 장부와 증빙은 소득세 확정신고 기한이 지난 날부터 5년간 보관합니다.[2] 결손금을 나중에 공제하면 그 해 자료는 공제한 해의 신고 기한

이후 1년간 더 보관합니다.[2]

TaoBook은 어디에서 받을 수 있나요?

아이폰용 TaoBook은 App Store에서 받을 수 있습니다.[6] 여행별로 장부를 나누고, 짧은 문장을 고친 뒤 거래로 저장하는 흐름입니다.[1]

References

[1] TaoBook 제품 페이지 https://taoapex.com/en/products/taobook/

[2] 국세청 간편장부와 지출증빙 https://www.nts.go.kr/nts/cm/cntnts/cntntsView.do?cntntsId=7670

[3] 법인세법 시행령 지출증명 https://www.law.go.kr/LSW/lsLinkCommonInfo.do?lspttninfSeq=59192&chrClsCd=010202

[4] 국세청 현금영수증·카드 매입세액 https://call.nts.go.kr/call/qna/selectHomeQnaInfo.do?mi=12943&ctgId=CTG11723

[5] 국세청 수정세금계산서 발급 https://call.nts.go.kr/call/qna/selectHomeQnaInfo.do?mi=12941&ctgId=CTG11712

[6] TaoBook App Store https://apps.apple.com/us/app/taobook-expense-tracker/id6799651154