Kuinka kauan odottaa haastattelun jälkeen ennen yhteydenottoa

Kuinka kauan kannattaa odottaa haastattelun jälkeen?

Jos työnantaja ei ole antanut päivämäärää, ensimmäinen yhteydenotto kannattaa lähettää noin viisi–seitsemän arkipäivää haastattelun jälkeen.

Kun päivämäärä on sovittu, odotetaan se päivä ja annetaan vielä muutama päivä liikkumavaraksi.

Yleisin virhe on lähettää kolmas peräkkäinen viesti: yhteydenottoja on enintään kaksi.

Haastattelun jälkeen moni hakija jää odottamaan ilman merkkiä siitä, milloin on sopiva ottaa yhteyttä.

Yksi käytännön ratkaisu on pitää jokaisesta odotuksesta oma kirjaus: OweTrace on iPhone-sovellus, johon merkitään lupaaja, sovittu jatkosihe ja päivämäärä,

jolloin on aika lähettää seuraava viesti [1].

1. Kuinka kauan odottaa haastattelun jälkeen

Odotusajan pituus riippuu siitä, onko työnantaja antanut päivämäärän, ja siitä, mihin vaiheeseen rekrytointi on päässyt.

Seuraava taulukko on tämän artikkelin toimintarytmi: se ei sido työnantajaa määräaikaan, mutta antaa yhden selkeän säännön,

jota voi toistaa seuraavassakin haastattelussa.

Kirjallisen hakemuksen jälkeen odotetaan tässä rytmissä pidempää kuin haastattelun jälkeen, koska ensimmäinen käsittelyvaihe on usein koko hakemusmassan seulonta.

Haastattelun jälkeen ikkuna on lyhyempi, mutta silti yhtä tarpeellinen, koska päätös on usein auki monelle hakijalle kerralla.

Miten odotusaika lasketaan arkipäivinä

Odotusaika lasketaan aina arkipäivinä, ei kalenteripäivinä. Viisi arkipäivää tarkoittaa viittä työpäivää, ja viikonloput sekä pyhäpäivät siirtävät odotuksen alkua myöhemmäksi.

Esimerkki: jos haastattelu käytiin perjantaina, viisi arkipäivää osuu seuraavan viikon keskivikkoon ja seitsemän arkipäivää seuraavan viikon perjantaihin.

Sama sääntö koskee toista yhteydenottoa, joka lähtee noin viikon päästä ensimmäisestä.

Kun työnantaja pyytää lisäaikaa, pyydetty päivä ohittaa taulukon ikkunat: odota pyydettyä päivää ja anna vielä muutama päivä liikkumavaraksi.

Sama pätee, jos haastattelija pyytää ilmoittamaan myöhemmin, mutta ei anna tarkkaa päivää. Silloin riittää muutama arkipäivä lisämääräksi.

Mitä kannattaa kysyä jo haastattelun lopussa

Haastattelun lopussa kannattaa varmistaa kolme asiaa: mitä tapahtuu seuraavaksi, kuka ottaa yhteyttä ja milloin.

Yksi kysymys riittää: kysy, milloin päätös on odotettavissa.

Jos työnantaja vastaa muuten kuin päivämäärällä, kirjaa vastaus ylös, koska odotusaika alkaa siitä hetkestä eikä haastattelupäivästä.

Työpaikkailmoitus kannattaa lukea huolellisesti jo ennen hakemista.

Työmarkkinatorin ohjeen mukaan ilmoituksessa voidaan antaa rekrytointiin osallistuvan henkilön yhteystiedot sekä ajankohdat, joina työnantajaa voi lähestyä [2].

Jos tällainen yhteystieto on mukana, se määrää oman rytmin, eikä sitä ohiteta arvauksilla.

Kiitosviesti on eri viesti kuin tilannepuhelu

Heti haastattelun jälkeen lähetetty kiitosviesti on kohteliaisuus, ei vielä seuraavan vaiheen pyyntö.

EURES-ohjeessa kiitosviestin lähettämistä sähköpostitse suositellaan haastattelun jälkeen [3], koska se osoittaa kiitollisuutta mahdollisuudesta.

Saman ohjeen mukaan suurten yritysten rekrytointiprosessi voi kestää pitkään, joten kärsivällisyys on osa odotusta.

Kiitosviestin voi lähettää saman päivän aikana, mutta siitä ei kannata tehdä pitkää kirjettä eikä se korvaa myöhemmin tehtävää tilannepuhelua.

Kiitosviestiin riittää kolme lauseetta: kiitos haastattelusta, yksi konkreettinen havainto keskustelusta ja ilmoitus siitä, että odotat kuulumisia.

Yksityiskohta, joka jäi mieleen, tekee viestistä henkilökohtaisemman kuin pelkkä kiitos, ja se on usein se osa, joka rekrytoija muistaa myöhemmin.

Ensimmäinen varsinainen yhteydenotto eli tilannepuhelu on lyhyt ja rakentuu viidestä osasta:

• Viittaus haastatteluun: tehtävä, haastattelun päivämäärä ja haastattelijan nimi.
• Kiitos ajasta, yhdellä lauseella.
• Kiinnostuksen vahvistus tehtävään.
• Yksi konkreettinen kysymys seuraavasta vaiheesta tai aikataulusta.
• Yhteystiedot ja lyhyt allekirjoitus.

Vältä ilmaisuja, joissa vaaditaan vastausta, valitetaan aiempaa vastausta tai toistetaan sama huoli uudelleen.

Sama kanava kuin viimeisin yhteys on turvallisin valinta, ja jos haastattelussa tai ilmoituksessa on annettu oma yhteyshenkilö, käytä sitä.

Valmis pohja kopioitavaksi:

Aihe: Tehtävän nimi – päivitys hakemuksesta

Hei [Nimi],

Haastattelimme [päivämäärä] tehtävään [tehtävän nimi]. Kiitos keskustelusta – [yksi konkreettinen havainto haastattelusta].

Olen edelleen kiinnostunut tehtävästä ja haluaisin kysyä, onko rekrytoinnissa tapahtunut edistymistä ja milloin seuraava vaihe on ajankohtainen.

Yhteystiedot: [puhelin ja sähköposti]

Terveisin,
[Nimi]

Viisi askelta, jotka voi tehdä heti

Päivän tehtävälista seuraavaan yhteydenottoon:

• Kirjaa haastattelun päivämäärä, tehtävä ja haastattelijan nimi omaan muistiinpanoon tai seurantaan.
• Lähetä kiitosviesti saman päivän aikana.
• Merkitse seurantapäivä, jolloin ensimmäinen yhteydenotto on ajallaan: viisi–seitsemän arkipäivää haastattelusta tai sovittu päivä ja muutama päivä lisää.
• Valitse kanava, jolla viimeisin yhteys tapahtui, ja kirjoita viesti valmiiksi ennen seurantapäivää.
• Pidä muut hakemukset käynnissä, jotta yksi odotus ei lukitse koko työnhakua yhteen paikkaan.

Milloin kannattaa lähettää toinen muistutus?

Toinen muistutus lähetetään noin viikko ensimmäisen jälkeen, ja ilman sovittua päivämäärää se on viimeinen yhteydenotto, joka kannattaa tehdä.

Sen sisältö on lyhyt: viittaus ensimmäiseen viestiin, kiinnostuksen vahvistus ja kysymys siitä, onko tehtävä edelleen auki.

Toinenkin viesti kannattaa lähettää vain kerran.

Jos vastausta ei tule, tauko on tässä vaiheessa oikea ratkaisu: kolmas peräkkäinen viesti jää lukituksi hakemuksen keskusteluketjuun,

eikä se yleensä paranna tilannetta. Sen sijaan voi pyytää palautetta haastattelusta.

Turun yliopiston ohjeen mukaan haastattelun jälkeen voi soittaa ja pyytää palautetta haastattelutilanteesta [4].

Poikkeustilanteet kannattaa hoitaa erikseen.

Jos sinulla on toinen työpaikkavaihtoehto, jossa on päivämääräinen päätös, mainitse se yhdellä lauseella ja pyydä vastaavaa päätöstä.

Jos haastattelussa sovittiin puhelinsoitto, puhelin on sähköpostia parempi kanava.

Jos työpaikkailmoitus on sanonut, ettei hakemuksen jälkeen oteta yhteyttä, pyyntöä ei lähetetä lainkaan.

Kun ensimmäiseen viestiin ei tule vastausta, älä lähetä samaa tekstiä uudelleen.

Vaihda yksi asia: esitä tarkempi kysymys, nimeä tehtävä uudelleen tai kokeile kerran toista kanavaa, jos sellainen on sovittu.

Saman aiheen laajempi versio löytyy ohjeesta odutusajoista ja yhteydenoton rytmistä, ja viestin rakenne on koottu seuraavan yhteydenoton viestimalleihin.

Seurantapäivä muistiin

Odotus on helpompi hallita, kun jokaisella hakemuksella on oma tila ja oma päivämäärä.

Tällainen seuranta onnistuu myös iPhone-sovelluksena: lupaaja, sovittu jatkosihe ja seurantapäivä tallennetaan omaan kirjaukseen, ja kun tallennat ensimmäisen seurantapäivän,

sovellus kysyy lupaa vain paikallisiin muistutuksiin [1]. Kaikki tiedot pysyvät laitteella, eikä tiliä tai kirjautumista tarvita.

Sovellus vaatii iOS 17+ -version tai uudemman, ja se toimii sekä iPhonella että iPadilla [1].

Ilmainen versio (US$0) kattaa enintään viisi aktiivista seurantaa, ja Pro-versio avaa rajattomasti aktiivisia seurantoja [1]. Sovellus on saatavilla App Storesta [5].

Täytettävä seurantalomake kannattaa kopioida omaan muistiinpanoon:

Hakija ja tehtävä:
Haastattelun päivämäärä:
Sovittu jatkosihe:
Seurantapäivä (viisi–seitsemän arkipäivää):
Lähetetty viesti ja päivämäärä:
Vastaus (kyllä tai ei):
Seuraava toimi:

Käytännössä työnhaku etenee vaihe vaiheelta: kun kirjaat lupaajan ja lupauksen, asetat samalla seurantapäivän, jolloin muistutus syntyy,

ja tila siirtyy odotuksesta seuraavaan vaiheeseen muistutuksen mukaan.

Odotusajan rajat: milloin odotus ei enää auta

Odotusajat toimivat vain niin kauan kuin rekrytointi on käynnissä. Seuraavat tilanteet vaativat eri lähestymistä.

• Ilmoitus kieltää yhteydenotot. Jos työpaikkailmoituksessa on näin, pyyntö jätetään lähettämättä.
• Julkinen hankinta. Hankintamenettelyissä käytetään omaa ennalta ilmoitettua aikataulua, jota tämän artikkelin ikkunat eivät korvaa.
• Rekrytointi on tauolla. Työpaikka voi olla liimattu tai suljettu ilman erillistä ilmoitusta,
• jolloin yhteydenotto jää vastaamatta ilman mitään kannustetta.
• Oma aikataulu painaa. Toisen työnantajan päätöspäivä on se määräaika, joka oikeasti liikkuu,
• ja silloin oma ilmoitus on järkevämpi kuin toinen muistutus.
• Epäilet syrjintää. Silloin ratkaisu ei ole lisäviesti vaan neuvonta:
• pyydä apua oman alan liitolta tai työelämän neuvontapalvelusta ennen kuin kirjoitat lisää viestejä.

Odotuksen aikana kannattaa pitää oma työnhaku liikkeessä: pidä muut hakemukset käynnissä ja valmistele mahdollista seuraavaa haastattelua.

Hiljaisuus ei kerro, onko paikka täyttynyt vai onko rekrytointi vain keskeytynyt, joten se ei ole peruste lopettaa omaa hakua.

Toisaalta pitkä hiljaisuus yhden yhteydenoton jälkeen on hyvä merkki siitä, että kannattaa painaa eteenpäin.

Yksikään muistutus ei takaa vastausta eikä muuta rekrytointia.

Se vain näyttää, että olet yhä kiinnostunut, ja kertoo, mihin suuntaan kannattaa kuluttaa aikaansa.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Paljonko haastattelun jälkeen kannattaa odottaa ennen yhteydenottoa?

Ilman sovittua päivämäärää odota noin viisi–seitsemän arkipäivää ja lähetä sitten yksi lyhyt yhteydenotto.

Jos päivämäärä on sovittu, odota se päivä ja anna vielä muutama päivä liikkumavaraksi.

Kiitosviesti on eri viesti, joka lähetetään heti haastattelun jälkeen, eikä se korvaa myöhemmin tehtävää tilannepuhelua.

Riittääkö yksi yhteydenotto vai pitääkö muistuttaa uudelleen?

Kaksi yhteydenottoa riittää: ensimmäinen kysyy tilannetta ja toinen vahvistaa kiinnostuksen.

Jos toiseen ei tule vastausta, kolmas peräkkäinen viesti ei yleensä paranna tilannetta.

Silloin hakemus kannattaa sulkea, huomio kannattaa kohdistaa seuraavaan tehtävään ja halutessaan pyytää palautetta haastattelusta.

Voinko soittaa, jos sähköpostiin ei tule vastausta?

Käytä samaa kanavaa, jolla viimeisin yhteys tapahtui, eli sähköpostia, jos sitä käytettiin.

Puhelinsoitto on sopivampi vasta, kun se on sovittu ennakkoon.

Jos sähköposti jää ilman vastausta, yksi puhelinsoitto ilman ennakkosovitusta voi toimia, mutta useampi soitto alkaa näyttää painostelevalta.

Miten lähettää muistutus, joka ei vaikutta uhkaavalta?

Pidä viesti lyhyenä ja rakenteeltaan samankaltaisena kuin ensimmäinen, ja lopeta yhteydenotto yhteen viestiin.

Kerro faktat: haastattelun päivämäärä, tehtävä, kiinnostukseni ja yksi kysymys.

Vältä vaatimuksia ja toistettuja valituksia, koska yksi kohtelias viesti luetaan paremmin kuin kolme turhaa.

Onko hyödyllistä pitää kaikki hakemukset yhdessä seurannassa?

Kyllä, yhden seurannan pitäminen on hyödyllistä, kun hakemuksia on useita.

Kirjaa jokainen hakemus omaan seurantaan, jossa näkyvät yhteyshenkilö, sovittu jatkosihe ja seurantapäivä.

OweTrace tallentaa nämä laitteelle ja muistuttaa paikallisesti, kun päivä tulee [1].

Näin yhdellä listalla näkyy, mikä on odotettavissa, mikä on käynnissä ja mikä on päättynyt, eikä aikataulu jää vain päässäsi.

Yhteenveto

• Haastattelun jälkeen odotetaan noin viisi–seitsemän arkipäivää, kirjallisen hakemuksen jälkeen noin viikon–kaksi.
• Kiitosviesti lähetetään heti haastattelun jälkeen, mutta se ei ole seuraavan vaiheen pyyntö.
• Työnantajan antama päivämäärä ja ilmoituksessa kerrotut yhteydenottoajat ohjaavat omaa rytmiä.
• Yhteydenottoja on enintään kaksi: ensimmäinen kysyy tilannetta ja toinen vahvistaa kiinnostuksen, kolmas viesti jätetään lähettämättä.
• Jokainen odotus kannattaa merkitä muistiin lupaaja, lupaus ja päivä, jotta päivämäärä ei jää yksin muistin varaan.

References

[1] Tuotesivu https://taoapex.com/en/products/owetrace/

[2] Työmarkkinatori: vinkkejä työnhakuun https://tyomarkkinatori.fi/henkiloasiakkaat/tietoa-tyoelamasta/tyonhaku/vinkkeja-tyonhakuun

[3] EURES: vinkit työhaastatteluun https://eures.europa.eu/how-stand-out-online-job-interview-2020-04-17_fi

[4] Turun yliopisto: työhaastattelu https://sites.utu.fi/rekry/tyohaastattelu

[5] Sovelluksen App Store -sivu https://apps.apple.com/us/app/owetrace-follow-up-tracker/id6804705174